Praxis

Aktenbewältigung in Umfangsverfahren

Wie man fünfzig Bände mit Texterkennung, Fundstellen, Chronologien und Auswertungen erschließt – und wo KI hilft und wo nicht.

Kurz gefasst

In Umfangsverfahren ist nicht das Recht das erste Problem, sondern die Menge. Wer fünfzig Bände, Tausende Seiten Überwachungsprotokolle oder eine Auswertung mit Hunderten Positionen beherrschen will, braucht für die Aktenauswertung ein System – durchsuchbare Akten, verlässliche Fundstellen und Übersichten, die sich gegen die Akte prüfen lassen.

Diese Säule beschreibt Vorgänge, nicht Produkte. Sie entsteht aus der eigenen Verteidigungspraxis in Umfangsverfahren. Die Beispiele sind konstruiert. Größenordnungen sind realistisch, Verfahrenszuschnitte nicht.

Die Arbeitsschritte

  1. Durchsuchbar machen. Texterkennung auch bei schlechten Scans, Faxen und Stempeln.
  2. Fundstellen sichern. Blattzahlen statt Seitenzahlen, damit jede Aussage auf die Akte zurückführbar bleibt.
  3. Erschließen. Inhaltsverzeichnis, Lesezeichen, Dokumentgrenzen.
  4. Verdichten. Chronologien, Personen- und Beziehungsübersichten.
  5. Gegenprüfen. Auswertungen der Ermittlungsbehörden nachrechnen und mit der Akte abgleichen.
  6. Nutzen. Beweisanträge, Selbstleseverfahren, Hauptverhandlung.

Wo KI hilft – und wo nicht

KI ist stark beim Ordnen und Zusammenfassen großer Textmengen. Sie ist schwach, wenn es auf die exakte Fundstelle ankommt, und gefährlich, wenn sie Lücken mit plausiblen Erfindungen füllt. Deshalb braucht jede KI-Ausgabe, die in einen Schriftsatz eingeht, eine Fundstelle in der Akte, die ein Mensch geprüft hat.

Verschwiegenheit. Akteninhalte sind Mandatsgeheimnisse. Sie gehören nur in Werkzeuge, deren Einsatz berufsrechtlich und datenschutzrechtlich geklärt ist – oder vorher anonymisiert in ein allgemeines Werkzeug.

Häufige Fragen

Mit Texterkennung (OCR). Sie legt eine unsichtbare Textebene über das Scanbild, sodass die Akte durchsucht und kopiert werden kann, ohne dass sich das Bild ändert. Bei schlechten Vorlagen lohnt sich eine Texterkennung, die auch Tabellen, Stempel und Handschrift berücksichtigt.

Weil sich Seitenzahlen einer PDF ändern, sobald Dokumente eingefügt oder entfernt werden. Die Blattzahl der Akte bleibt gleich und ist die Fundstelle, auf die sich Gericht und Staatsanwaltschaft beziehen.

Nur, wenn der Einsatz des Werkzeugs berufsrechtlich und datenschutzrechtlich geklärt ist. Andernfalls müssen die Inhalte vorher so anonymisiert werden, dass keine Rückschlüsse auf Beteiligte möglich sind.

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