Digitale Kanzlei

Kanzlei-Digitalisierung ist keine Frage der Software allein. Entscheidend sind feste Abläufe – wer Post scannt, wie Dokumente benannt und abgelegt werden, wer Fristen einträgt und wie die Daten gesichert werden. Diese Seite beschreibt die Bausteine und die berufsrechtlichen Eckpunkte. Welche Programme die E-Akte unterstützen, zeigt die Übersicht Kanzleisoftware.

Der rechtliche Rahmen

Elektronischer Rechtsverkehr als Ausgangspunkt

Im Zivilprozess müssen Rechtsanwälte vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen nach § 130d ZPO als elektronisches Dokument übermitteln. Im Strafverfahren sollen Verteidiger und Rechtsanwälte nach § 32d StPO Schriftsätze elektronisch übermitteln. Für Berufung, Revision, den Einspruch gegen den Strafbefehl, die Privatklage und die Anschlusserklärung bei der Nebenklage ist die elektronische Form zwingend. Zugleich verpflichtet § 31a Abs. 6 BRAO den Inhaber des beA, die technischen Einrichtungen vorzuhalten und Zustellungen über das Postfach zur Kenntnis zu nehmen. Wer ohnehin elektronisch kommuniziert, gewinnt mit einer elektronischen Akte vor allem eines – Ein- und Ausgänge liegen an einem Ort.

Die Handakte nach § 50 BRAO

Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 Satz 3 BRAO). Dokumente, die der Anwalt vom oder für den Auftraggeber erhalten hat, sind auf Verlangen herauszugeben (§ 50 Abs. 2 BRAO). Ausgenommen sind die Korrespondenz zwischen Anwalt und Auftraggeber und Dokumente, die der Auftraggeber bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. Nach § 50 Abs. 4 BRAO gelten diese Regeln entsprechend, wenn die Handakte elektronisch geführt wird. Andere Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten bleiben nach Abs. 5 unberührt.

Verschwiegenheit und Dienstleister

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO erstreckt sich auf alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist, also auch auf gescannte Akten. Werden Cloud-Speicher, Kanzleisoftware im Rechenzentrum oder ein externer Scan-Dienst genutzt, regelt § 43e BRAO die Bedingungen – sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Zugriff nur soweit erforderlich. Bei Dienstleistungen im Ausland muss der dortige Geheimnisschutz dem inländischen vergleichbar sein (§ 43e Abs. 4 BRAO). Die Datenschutzvorschriften bleiben daneben anwendbar (§ 43e Abs. 8 BRAO).

Papierlose Kanzlei in der Praxis

Posteingang scannen

Der übliche Weg ist das frühe Scannen. Die Papierpost wird am Eingangstag erfasst, der Akte zugeordnet und elektronisch weitergeleitet. Fristen werden dabei aus dem Scan heraus notiert, nicht später aus dem Papierstapel. Für die Durchsuchbarkeit sollte die Scan-Software eine Texterkennung (OCR) mitbringen. Viele Kanzleiprogramme bieten dafür eigene Werkzeuge an, etwa den PDF Manager Plus in Kleos oder „Scan & Match“ in Advoware.

Ersetzendes Scannen und TR-RESISCAN

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt in der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) seit 2013 technische Anforderungen für die rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten durch ersetzendes Scannen. Die Version 1.5 ist im August 2024 erschienen. Für öffentliche Urkunden regelt § 371b ZPO eine besondere Beweiskraft, wenn eine Behörde oder eine mit öffentlichem Glauben versehene Person sie nach dem Stand der Technik scannt und die Übereinstimmung bestätigt. Für Scans, die eine Kanzlei selbst anfertigt, gilt diese Regel nicht.

Dokumentenmanagement in der Kanzlei

Baustein	Worauf es ankommt
Ablagestruktur	Einheitliche Benennung (Datum, Absender, Inhalt), feste Unterordner je Akte
Volltextsuche	Texterkennung beim Scan, damit auch Altbestände durchsuchbar sind
Versionierung	Nachvollziehbar, wer ein Dokument wann geändert hat
beA-Integration	Eingänge mit Nachweisen automatisch zur Akte, Versand aus der Akte
Datensicherung	Regelmäßig, verschlüsselt, an getrenntem Ort, Rücksicherung testen
Export	Herausgabe der Daten bei Wechsel oder Kündigung des Anbieters, auch über die sechsjährige Aufbewahrungsfrist hinaus lesbar

Schritte zur Digitalisierung

1. Ist-Zustand erfassen. Welche Akten liegen auf Papier, welche Abläufe hängen am Papier?
2. Software prüfen. Unterstützt die Kanzleisoftware E-Akte, OCR und beA-Zuordnung?
3. Stichtag festlegen. Ab einem Datum werden neue Akten nur noch elektronisch geführt.
4. Scan-Ablauf schriftlich regeln – wer scannt, wann, mit welcher Benennung, wer prüft.
5. Dienstleister nach § 43e BRAO verpflichten und Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen.
6. Altakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist geordnet löschen bzw. vernichten.

Stand Oktober 2026