KI in der Kanzlei – Der Effizienzgewinn liegt bei der Informationsbeschaffung

Der größte Effizienzgewinn durch KI in der Kanzlei liegt nicht im automatisch entworfenen Schriftsatz, sondern in einer besser strukturierten Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Diese These vertreten Dimitri Bachmann und Armin Maier, beide als Projektleiter vorgestellt, in einem Beitrag, den das Anwaltsblatt am 01.10.2026 online veröffentlicht hat (Heft 3/2026, AnwBl 2026, 244). Die DAV-Depesche Nr. 40/26 vom 08.10.2026 hat ihn aufgegriffen.

Der teure Teil liegt vor der juristischen Arbeit

Die Autoren setzen bei der gängigen Erzählung an, nach der KI Verträge analysiert, Rechtsprechung recherchiert und Schriftsätze entwirft. Diese Vorstellung verfehle an den meisten Tagen das eigentliche Problem. Der teuerste Teil vieler Mandate sei nicht die juristische Bewertung, sondern die Informationsbeschaffung davor.

Als Beispiel dient das Nachlassverzeichnis. Konten, Hausrat, Wertgegenstände und Immobilien müssen erfasst werden. In der Praxis treffen nach der Schilderung der Autoren Wochen später unsortierte Fotos per Messenger ein, dazu eine handschriftliche Liste und die Bitte, den Rest telefonisch zu klären. Eine Fachangestellte überträgt alles in eine Tabelle, fragt mehrfach nach – und jede Akte ist anders aufgebaut als die vorige. Drei bis fünf Stunden interne Arbeit pro Fall seien dafür keine Seltenheit. Die Legal-Tech-Debatte stelle deshalb die falsche Frage. Statt anwaltliche Arbeit durch KI zu ersetzen, gehe es wirtschaftlich eher darum, die Schnittstelle zwischen Mandant und Kanzlei zu standardisieren.

Strukturieren statt ersetzen

Nach dem vorgeschlagenen Muster eröffnet die Kanzlei das Mandat und schickt dem Mandanten einen geführten Erfassungsprozess. Er fotografiert und beantwortet strukturierte Fragen. Die Eingaben werden automatisch sortiert, geprüft und vereinheitlicht. Die Kanzlei erhält ein geordnetes Verzeichnis und prüft nur noch die Ausnahmen. Der KI kommt dabei eine bescheidene Rolle zu. Sie ordnet Fotos Räumen oder Kategorien zu, schlägt Größenordnungen für Werte vor und erkennt Lücken. Entscheidungen trifft sie nicht – die Bewertung bleibt beim Anwalt.

Berufsrecht als Bauplan

Sobald Mandantendaten über Software oder einen externen Dienst laufen, ist nach den Autoren die Verschwiegenheit berührt (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 2 BORA). Ein KI-gestütztes Erfassungssystem ordnen sie als Dienstleistung im Sinne des § 43e BRAO ein. Hinzu kommen § 203 StGB und die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Daraus folge kein Verbot, sondern eine Konstruktionsvorgabe. Ein System müsse unter anderem

• die Datenverarbeitung auf das Erforderliche begrenzen und offenlegen, wo und wie verarbeitet wird,
• den Dienstleister vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichten und die Anforderungen des § 43e BRAO erfüllen,
• die anwaltliche Letztentscheidung sichern.

Eine KI, die Gegenstände selbst bewertet und das Ergebnis ungeprüft ins Verzeichnis schreibt, halten die Autoren für haftungs- und berufsrechtlich heikel. Den Ansatz sehen sie auch beim Zugewinnausgleich, bei der Unfalldokumentation und bei Forderungsaufstellungen in der Insolvenz. Ihr Fazit lautet, KI sei „nicht die Lösung“, sondern ein Bauteil. Das Berufsrecht sei nicht Hindernis, sondern Bauplan der Digitalisierung.

Einordnung

Der Beitrag verschiebt den Blick von der Leistungsfähigkeit der Sprachmodelle auf die Organisation des Mandats. Für Kanzleien lässt sich daraus eine einfache Prüffrage ableiten. An welcher Stelle entstehen Rückfragen, Medienbrüche und Abschreibarbeit, bevor die eigentliche Rechtsarbeit beginnt? Die Zahl von drei bis fünf Stunden pro Fall ist eine Einschätzung der Autoren, keine Erhebung. Ein Produkt oder einen Anbieter nennt der Beitrag nicht.

Wer ein Erfassungs- oder Mandantenportal einführen will, findet in den drei Punkten der Autoren eine brauchbare Checkliste für die Auswahl – ergänzend zu den Fragen, die sich bei jeder Kanzleisoftware stellen. Strukturierte Eingänge erleichtern zudem die spätere Aktenbewältigung. Die andere Seite des KI-Einsatzes – Haftung und Versicherungsschutz bei ungeprüften KI-Fundstellen im Schriftsatz – behandelt ein gesonderter Beitrag auf legaltech.top. Grundlagen bietet die Übersicht KI für Anwälte.

Wer Anwendungen selbst sehen möchte, hat dazu Gelegenheit. Beim „Anwaltsblattgespräch: KI im Kanzleialltag“ am 10. und 24.11.2026 stellen nach Angaben der DAV-Depesche namhafte Anbieter ihre KI-Anwendungen vor. Die Veranstaltung ist virtuell, kostenfrei und Mitgliedern der örtlichen Anwaltvereine vorbehalten. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Die Anmeldung ist bis 06.11.2026 möglich.