KI-Richtlinie für die Kanzlei

Die folgende Gliederung ist ein Muster für eine interne Richtlinie, wie sie in Kanzleien und ebenso als KI-Richtlinie im Unternehmen verwendet werden kann. Sie verweist bei jedem Baustein auf die Norm oder Quelle, aus der sich der Regelungsbedarf ergibt. Sie ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Warum eine schriftliche Richtlinie?

• Art. 4 KI-VO verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals. Nach den Fragen und Antworten der Kommission können Organisationen Schulungen und andere Maßnahmen intern dokumentieren. Ein Zertifikat oder ein KI-Beauftragter ist nicht vorgeschrieben.
• Nach § 43a Abs. 2 Satz 4 und 5 BRAO hat der Rechtsanwalt Beschäftigte in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und in geeigneter Weise auf deren Einhaltung hinzuwirken.
• Die BRAK bezeichnet Handlungsanweisungen für Mitarbeiter und deren Schulung im Umgang mit KI als wesentlichen Bestandteil einer verantwortungsvollen Nutzung.

Muster-Gliederung

Nr.	Baustein	Regelungsinhalt	Anknüpfung
1	Geltungsbereich und Verantwortung	Für wen die Richtlinie gilt (Berufsträger, Beschäftigte, freie Mitarbeiter) und wer Werkzeuge freigibt und die Richtlinie pflegt	Art. 4 KI-VO („andere Personen“)
2	Zugelassene Werkzeuge	Positivliste mit Einsatzzweck, Nutzung nicht freigegebener Dienste untersagt	§ 43e Abs. 2 BRAO (sorgfältige Auswahl)
3	Verträge mit Anbietern	Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Zweckbindung, Regelung zu Unterauftragnehmern, bei Diensten im Ausland vergleichbarer Geheimnisschutz	§ 43e Abs. 3 und 4 BRAO
4	Datenkategorien	Welche Daten in welches Werkzeug dürfen (allgemeine Rechtsfragen, anonymisierte Mandatsinhalte, Mandatsgeheimnisse)	§ 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB
5	Anonymisierung	Vorgehen vor jeder Eingabe, auch Kontextangaben entfernen, nicht nur Namen	BRAK-Hinweise, Abschnitt 3
6	Einwilligung	Wann für mandatsbezogene Dienste die Einwilligung des Mandanten eingeholt wird	§ 43e Abs. 5 BRAO
7	Prüfpflicht	Jedes KI-Ergebnis wird vor Verwendung von einem Berufsträger inhaltlich geprüft, Fundstellen werden an der Quelle nachgesehen	§ 43 BRAO, BRAK-Hinweise, Abschnitt 2.1
8	Veröffentlichung	Freigabe von Texten und Bildern für Website und soziale Medien, Kennzeichnung von Deepfakes	Art. 50 Abs. 4 KI-VO
9	Information der Mandanten	Ob und wie Mandanten über den KI-Einsatz informiert werden	BRAK-Hinweise, Abschnitt 4
10	Datenschutz	Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Übermittlung in Drittländer	§ 43e Abs. 8 BRAO, DSGVO
11	Schulung	Erstunterweisung, Wiederholung bei neuen Werkzeugen, Teilnahmeliste	Art. 4 KI-VO
12	Dokumentation und Überprüfung	Verzeichnis der Werkzeuge, Freigaben und Schulungen, regelmäßige Überprüfung der Richtlinie	Kommission, FAQ zu Art. 4

Erläuterungen zu einzelnen Bausteinen

Datenkategorien und Anonymisierung

Die BRAK empfiehlt, bei Sprachmodellen möglichst nur abstrakte Anfragen zu stellen, die keine Rückschlüsse auf ein bestimmtes Mandat zulassen, und Dokumente vor dem Hochladen vollständig zu anonymisieren. Es reiche regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu entfernen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben. Eine einfache Abstufung, etwa in drei Stufen, macht diese Vorgabe für Beschäftigte handhabbar. Zur Vertiefung siehe Verschwiegenheit und KI.

Prüfpflicht

Nach den BRAK-Hinweisen ist in jedem Fall eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse durch den Rechtsanwalt erforderlich. KI soll die anwaltliche Tätigkeit unterstützen, nicht ersetzen. Die Sorgfaltsanforderungen steigen, wenn KI gegenüber Mandanten eingesetzt wird, etwa bei Chatbots zur Mandatsaufnahme.

Information der Mandanten

Aus BRAO und BORA ergibt sich nach den BRAK-Hinweisen (Stand Dezember 2024) im Grundsatz keine Pflicht, Mandanten über die Nutzung von KI zu informieren. Transparenzpflichten können sich aber aus Vertragsrecht oder UWG ergeben. Die BRAK empfiehlt einen transparenten Umgang und im Zweifel eine vertragliche Regelung.

Weitere Hinweise zum Einsatz von KI im Kanzleialltag finden sich unter KI für Anwälte.

Stand Oktober 2026