PDF schwärzen – richtig und sicher

Überdecken ist nicht Schwärzen

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen formuliert es unmissverständlich – „Nicht geeignet für das Schwärzen digitaler Dokumente ist es, Text mit einem schwarzen Kasten zu überdecken – dies gilt auch für PDF-Dokumente und Präsentationen!“ Die Datenschutzstelle der TU München nennt zwei typische Fehler, nämlich die Hintergrundfarbe auf Schwarz zu setzen und Grafikmarkierungen über den Text zu legen.

Dass das kein theoretisches Problem ist, zeigen zahlreiche Fälle, die das Judges’ Journal der American Bar Association zusammengestellt hat.

• 2011 – aus einer geschwärzten Entscheidung im Patentstreit Apple v. Samsung ließen sich vertrauliche Angaben, unter anderem zu Lizenzvereinbarungen von Apple, durch Kopieren und Einfügen sichtbar machen.
• 2019 – in einem Schriftsatz der Verteidigung von Paul Manafort konnte der geschwärzte Text markiert und in ein anderes Dokument kopiert werden.

Was eine echte Schwärzung leistet

Eine echte Schwärzung entfernt den Inhalt dauerhaft aus der Datei. Es folgen zwei Beispiele für Programme mit entsprechender Funktion.

• Adobe Acrobat Pro bietet nach Angaben von Adobe ein Schwärzungswerkzeug, das sichtbaren Text und Grafiken dauerhaft entfernt, und eine Funktion zum Entfernen verborgener Informationen wie Metadaten, Kommentare, Dateianhänge, verborgener Text und Lesezeichen. Die Funktionen sind der Pro-Version vorbehalten. Beim Anwenden der Schwärzung legt Acrobat nach Adobe eine neue Datei an. Das Original bleibt unverändert.
• LibreOffice exportiert das Dokument nach der Hilfe des Projekts in ein Zeichnungsdokument. Die geschwärzten Inhalte werden dort entfernt und durch Pixelblöcke ersetzt, „preventing any attempt to restore or copy the original contents“. Das geschwärzte Zeichnungsdokument wird in der Regel als PDF exportiert.

Die versteckten Ebenen

Textebene gescannter Seiten

Eine gescannte und per OCR erkannte Seite enthält ihren Inhalt doppelt, als Bild und als unsichtbaren Text darunter. Wer nur das Bild übermalt, lässt den Text stehen. Die Schwärzung muss beide Ebenen erfassen – oder die Seite muss nach der Schwärzung ohne Textebene neu erzeugt werden.

Metadaten und Beiwerk

Die LfD Niedersachsen empfiehlt zu prüfen, „ob das Dokument noch sensible Metainformationen enthält, etwa den Autor des Dokuments“. Neben den Dokumenteigenschaften kommen Kommentare, Anhänge, Lesezeichen, Formularfelder und frühere Versionsstände in Betracht. Lesezeichen sind in Akten besonders tückisch, weil sie oft Namen von Beteiligten enthalten.

Office-Dokumente

Für Word- und andere Office-Dateien empfiehlt die LfD Niedersachsen, sensible Daten im Text zu löschen und etwa durch „XXX“ zu ersetzen, das Dokument anschließend als PDF zu exportieren und nur das PDF weiterzugeben.

Prüfung nach dem Schwärzen

1. Im fertigen Dokument nach den geschwärzten Begriffen suchen.
2. Den Bereich um eine Schwärzung markieren, kopieren und in einen Texteditor einfügen.
3. Dokumenteigenschaften, Kommentare, Anhänge und Lesezeichen kontrollieren.
4. Die Datei in einem anderen PDF-Programm öffnen und erneut prüfen.
5. Nur die geprüfte neue Datei weitergeben, nie die Arbeitsfassung.

Die LfD Niedersachsen fasst das zusammen – „Prüfen Sie im finalen Dokument sorgfältig, ob wirklich alles Notwendige entfernt ist.“

Stand Oktober 2026